Quà tập thể: cả nhóm góp tiền tặng một món — chốt gì trước khi đi chọn

Cả phòng góp tiền tặng sếp một bức tranh. Nhóm bạn cũ góp mua quà mừng nhà mới. Họ hàng chung tay tặng ông bà dịp mừng thọ. Quà tập thể là chuyện rất thường, và cũng là kiểu quà dễ vướng nhất.

Vướng không phải ở món quà mà ở phần tổ chức: ai quyết, ai gom tiền, ai đứng tên, và ai trao.

Vì sao quà tập thể khó hơn quà cá nhân

Ba lý do, và cả ba đều không liên quan tới món quà.

Nhiều người thì nhiều ý. Người thích mẫu này, người thấy mẫu kia hợp hơn, người muốn rẻ hơn. Nếu không có ai quyết thì bàn mãi không xong, mà sát ngày mới quyết thì phải chọn vội.

Tiền bạc giữa người quen là chuyện tế nhị. Có người góp nhiều được, có người eo hẹp. Đặt một mức chung mà không cân nhắc thì có người phải cố.

Công lao không chia đều. Người bỏ công đi chọn, đi lấy, đi gói thường là một hai người, còn tên thì cả nhóm. Không nói ra thì cũng không sao, nhưng nếu lặp lại nhiều lần thì thành chuyện.

Nên phần lớn việc chuẩn bị cho một món quà tập thể nằm ở thu xếp giữa người với người, chứ không nằm ở việc chọn món.

Chốt bốn việc trước khi bàn tới món quà

Làm đúng thứ tự này thì mọi thứ sau đó nhanh hẳn.

Một — ai đứng ra tổ chức. Một người, không phải cả nhóm. Người đó chốt phương án cuối và chịu trách nhiệm phần chạy việc.

Hai — mức góp. Nên có một mức gợi ý rõ ràng, và nói thêm rằng ai thu xếp được bao nhiêu cũng quý. Cách này giữ được cả sự rõ ràng lẫn phần tế nhị.

Ba — tổng ngân sách. Cộng trước rồi mới đi chọn. Đi chọn trước rồi mới gom tiền là cách hay dẫn tới thiếu và tới việc một người phải bù.

Bốn — hạn chót. Hạn góp tiền và hạn phải có quà trong tay, tính lùi từ ngày trao. Với món phải đặt làm thì lùi thêm vài ngày dự phòng.

Bốn việc này nhắn trong một tin là xong, và nó gỡ được gần hết chuyện lấn cấn về sau.

Chọn món cho quà tập thể

Tiêu chí khác với quà cá nhân.

Chọn món hợp với số đông chứ không phải món độc đáo nhất. Quà tập thể là quà mang danh cả nhóm, nên nó nên phản ánh sự trang trọng và sự chỉn chu hơn là gu riêng của một người.

Tránh món quá riêng tư — đồ dùng cá nhân, đồ theo gu thẩm mỹ rất đặc thù. Món càng riêng thì càng cần người tặng hiểu người nhận, mà nhóm đông thì hiếm khi đồng nhất về chuyện đó.

Cân nhắc chỗ đặt ở đầu nhận. Món to mà người nhận không có chỗ thì thành gánh nặng. Nếu không biết nhà họ thế nào thì chọn món vừa phải.

Với món có ý nghĩa tâm linh thì cẩn thận hơn. Người nhận có thể theo nếp khác, hoặc có quy ước riêng về việc nhận những món như vậy. Nếu không chắc thì hỏi người gần họ, hoặc chọn hướng khác.

Và nhớ hỏi nhóm một câu trước khi chốt: có ai biết người nhận đã có món này chưa. Câu đó tiết kiệm được rất nhiều tình huống khó xử.

Tiền: mấy quy tắc giữ cho êm

Phần dễ mất lòng nhất, nên làm rõ.

Một người giữ tiền và người đó công khai con số. Tổng thu, đã chi bao nhiêu, còn dư bao nhiêu. Không cần bảng biểu, một tin nhắn là đủ.

Giữ hoá đơn. Chụp gửi vào nhóm. Việc này không phải vì ai nghi ai, mà vì nó gỡ hẳn khả năng có ai đó thắc mắc trong lòng mà không nói.

Xử phần dư ngay. Trả lại, hoặc mua thêm thiệp và bao bì, hoặc để dành cho lần sau — miễn là nói ra và cả nhóm đồng ý. Phần dư để lửng lơ là chỗ sinh chuyện sau nhiều tháng.

Đừng nêu tên người góp ít. Danh sách góp tiền nếu công khai thì chỉ nên là danh sách tên, không kèm số. Đây là điều tế nhị mà nhiều nhóm làm sai một cách vô tình.

Và nếu thiếu tiền so với món đã chọn thì hạ mức món xuống, đừng để một người âm thầm bù. Người bù thì không nói, nhưng họ nhớ.

Trao quà: ai trao và nói gì

Phần ngắn nhất nhưng là phần người nhận nhớ.

Chọn một người trao thay mặt nhóm — thường là người thân thiết nhất với người nhận, hoặc người lớn tuổi hơn nếu là dịp trang trọng. Không nên cả nhóm cùng nói.

Nói ngắn và nói thật. Một câu về lý do tặng, một câu chúc, thế là đủ. Bài phát biểu dài làm cả hai bên ngượng.

Nhắc tên cả nhóm, và nếu có người vắng mặt thì nhắc luôn — đây là chi tiết nhỏ mà người vắng sẽ biết và sẽ nhớ.

Nếu có thiệp thì để mọi người ký tay. Với quà tập thể, tấm thiệp nhiều chữ ký nhiều khi được giữ lâu hơn cả món quà.

Mấy tình huống hay gặp

Gom nhanh, mỗi cái một cách xử.

Có người không muốn góp. Chuyện bình thường, và đừng gặng. Cũng đừng loại tên họ ra khỏi lời chúc nếu họ vẫn thuộc nhóm — trừ khi chính họ muốn vậy.

Người nhận đã có món tương tự. Nếu phát hiện trước thì đổi; nếu phát hiện lúc trao thì cứ tự nhiên, phần lớn người nhận không bận tâm bằng người tặng.

Quà bị trả lại vì nơi làm việc của người nhận có quy định về nhận quà. Nên hỏi trước nếu tặng cho người làm ở môi trường có quy định rõ, và nếu bị trả thì đừng nài.

Nhóm không thống nhất được món. Người tổ chức chốt, và nói rõ là mình chốt. Kéo dài để chiều mọi ý kiến thì cuối cùng ai cũng không vừa lòng.

Ba điều gọn lại

Một, phần khó của quà tập thể nằm ở tổ chức chứ không ở món quà — chốt bốn việc trước: ai đứng ra, mức góp, tổng ngân sách, hạn chót.

Hai, một người giữ tiền và công khai con số, giữ hoá đơn, và xử phần dư ngay thay vì để lửng lơ.

Ba, thiếu tiền thì hạ mức món xuống, đừng để một người âm thầm bù.